10 eines digitals per organitzar el 2019

Començar l’any amb una bona organització digital és començar l’any amb bon peu. Mitjançant totes aquestes eines podreu organitzar correctament la vostra associació.

El 2019 ja ha començat i segurament heu repetit un mantra que us segueix de fa anys: «ens hem d’organitzar millor». I és que pel correcte funcionament de les associacions, és cabdal que tingueu una bona organització. Que sigueu ordenats i ordenades, vaja! Tenir tota la documentació arxivada, tenir una agenda per anotar les dates claus de les activitats o tenir llibretes per anotar anotacions, idees o pensaments.

Però en ple segle XXI és obligatori que l’organització de la vostra entitat sigui majoritàriament digital. Ja no té sentit tenir llibres de socis i sòcies, quan això ho podeu fer en un full de càlcul al núvol. Tampoc té sentit guardar únicament els estatuts en format paper, ja que possiblement els necessiteu per tramitar subvencions i els heu de tenir sempre al vostre dispositiu.

A continuació trobareu tota una selecció d’eines digitals que us ajudaran a organitzar digitalment la vostra entitat. Així podreu començar el 2019 amb bon peu!

 

CALENDARIS DIGITALS

Apuntar les activitats, informar o enviar recordatoris als socis i sòcies. Avui en dia és molt important tenir un calendari digital, ja que mitjançant els dispositius mòbils es poden consultar a tot arreu. D’eines de calendari digitals n’hi han moltes, però volem destacar-ne els que estan vinculats als serveis de Google, Outlook i algunes alternatives de programari lliure.

Google Calendar és una eina que permet crear calendaris, anotar-hi esdeveniments, tasques i recordatoris. Tots els calendaris que creeu els podeu compartir amb altres usuaris de Google i els hi podeu assignar permisos de visualització o modificació del calendari. Totes les anotacions que feu en el calendari, podreu afegir-hi recordatoris. Aquests recordatoris s’envien per correu electrònic o per avís emergent al vostre dispositiu mòbil.

Una altra eina que us permet gestionar un calendari és el Calendari de l’Outlook. Per fer servir aquest calendari heu de disposar d’un compte Hotmail o Outlook. Podreu crear calendaris, compartir-los amb les persones que voleu, i anotar esdeveniments. Aquests esdeveniments podreu afegir-hi alarmes com a recordatoris.

Però si el que voleu és una alternativa de programari lliure que la podeu instal·lar al vostre servidor, una de les recomanacions és CalDavZAP. Mitjançant aquesta eina podreu crear calendaris, gestionar anotacions i d’aquestes, crear tasques. Totes les anotacions i les tasques que creeu, podreu afegir-hi recordatoris per tal que estigueu al cas de tot. Si voleu provar aquesta eina, abans d’instal·lar-la al vostre servidor, podeu provar la versió de prova aquí.

LLISTES DE TASQUES A FER

Una altra tipus d’aplicació interessant per a una bona organització personal o de l’entitat, són les llistes de tasques a fer. Mitjançant aquestes llistes podreu anotar totes les tasques a realitzar i saber en quin estat estant. D’aquest tipus d’eines n’hi han moltes, però destaquem les úniques que tenen versió per a dispositius mòbils i ordinador.

Google Tasks és l’aplicació que permet una gestió de les tasques i que està vinculat a un correu de Gmail. Mitjançant Google Tasks podreu crear i gestionar tasques. Cada tasca té una descripció i se li pot afegir una data límit. Una de les particularitats de Google Tasks és que té diverses llistes de tasques, permeten gestionar-ne vàries a la vegada. Google Tasks està disponible per iOSAndroid i versió per navegador.

Outlook també té la seva aplicació per gestionar tasques. Tasques de l’Outlookpermet anotar, esborrar o modificar tasques. Aquestes tasques estan classificades per llistes de tasques personalitzables. A les tasques li podeu afegir recordatoris, dates de venciments i adjuntar fitxers. Com a diferència destacable de Google Tasks, mitjançant Tasques de l’Outlook podreu subdividir una tasca en diverses tasques petites.

Trello també és una bona eina per crear tasques i llistes de tasques. L’aplicació té una versió gratuïta molt completa i una versió de pagament amb més funcionalitats. Trello segueix la filosofia «kanban» un mètode d’organització basat en un sistema d’informació. En el cas de les tasques, el mètode kanban es diferencia per classificar les tasques en les següents columnes: tasques per fer, tasques que s’estan fent i tasques fetes. Trello permet afegir més columnes. També permet afegir recordatoris a les tasques. Trello té versió per aplicació de mòbil i versió navegador web.

En la versió programari lliure també teniu diverses aplicacions per gestionar les tasques. Una d’elles és TaskBoardTaskBoard s’instal·la en un servidor. Un cop instal·lat en el servidor, podreu utilitzar l’aplicació des d’un navegador web. Funciona amb el sistema kanban i té la mateixa classificació de tasques. A diferència de les altres eines, permet afegir punts a les tasques. Abans d’instal·lar l’aplicació podeu provar l’eina aquí.

Una altra eina de programari lliure que podeu gestionar tasques és WekanWekan també funciona amb el sistema d’organització tauler kanban. Amb aquesta eina podreu gestionar les tasques i classificar-les en columnes personalitzables. Una de les particularitats de Wekan és que permet gestionar accions. Mitjançant les accions podreu crear avisos quan una persona mogui una acció en una columna. Podeu descarregar-vos Wekan d’aquesta pàgina o podeu provar una versió de prova aquí.

EINES PER GUARDAR DOCUMENTACIÓ

Tot i que encara rebem la documentació oficial de les entitats en paper, hem de guardar una còpia digital de la documentació per si mai l’hem d’utilitzar en algun tràmit. D’eines d’emmagatzematge n’hi han moltes però us en volem destacar dos.

Dropbox és una eina que us permet allotjar documents al núvol. L’eina és accessible des de qualsevol dispositiu mòbil o ordinador. Una de les particularitats de Dropbox és la possibilitat de sincronitzar carpetes dels vostres dispositius. Així podreu gestionar la vostra documentació allà on sigueu. Dropbox té una versió gratuïta de 2GB. Suficient per guardar la informació bàsica de la vostra entitat.

Google Drive és l’eina de Google que us permet allotjar els vostres fitxers al seu núvol. Amb Google Drive podreu guardar fins a 15GB de documentació. Una de les particularitats de Google Drive és la seva connexió amb Google DocsGoogle SheetsGoogle Slides.

Article publicat a: Xarxanet.org |Entitat redactora: Colectic – Informàtic |Autor/a: Xavi Aranda